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A Secretaria de Licitações e Contratos (SELC), por meio da Divisão de Arquivo Público e Histórico Municipal (DAPHM), apresentou na última semana aos Chefes de Divisão das Secretarias Municipais e demais Órgãos, o “Plano de Gestão Documental”.

Além de orientar a realização dos trabalhos, voltados à elaboração das Ferramentas de Gestão Documental, esta reunião também teve como objetivo, modificar a visão de “Arquivo Morto” que, culturalmente, é fomentada dentro das instituições públicas, e ressaltar a importância dos documentos e suas informações para auxiliar a Administração Pública.

Durante o lançamento, que aconteceu no Salão de Vidro do Paço Municipal, foi anunciada a criação do Comitê Gestor de Documentos, e da Comissão e Subcomissões de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA), que irá determinar a temporalidade de cada documento utilizado pela Prefeitura de Sorocaba. Este trabalho é de extrema importância, pois, a partir do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos, teremos otimização de recursos financeiros e humano, além da ágil recuperação de informações.

A apresentação foi coordenada pela Chefe de Divisão do APHM, Engenheira Andréa Almeida, que também apresentou informações referentes ao Arquivo Público. Para Andréa, a importância do Plano de Ação é a conscientização por parte dos servidores públicos: “É essencial entender que os Arquivos Públicos são joias que preservam a memória histórica da cidade”, afirma.

O Secretário de Licitações e Contratos, Hudson Zuliani, ressaltou a importância do comprometimento das Secretarias Municipais com o Plano, que deve desmistificar o conceito de “arquivo morto” – expressão que reduz a importância do trabalho realizado pelo DAPHM, no qual é essencial para contribuir com pesquisas científicas e preservação da memória histórica local.

Após a apresentação do Plano de Ação de Gestão Documental, a DAPHM deve promover ações educativas para os servidores municipais mostrando a importância desse acervo, bem como a preservação das informações, orientando a todos, quanto aos cuidados com os documentos, desde a sua criação até o seu arquivamento. Portanto, DAPHM pede a todos os envolvidos o máximo comprometimento para que os objetivos comuns sejam alcançados.

Fonte: Agência Sorocaba de Notícias