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A equipe do Arquivo Público e Histórico Municipal recebeu nas instalações do Arquivo Central, no último dia 26, a visita do Sr. Guilherme R. Vitorino da Silva, Diretor da Divisão de Arquivo Público Municipal da Estância Balneária de Praia Grande, para apresentar a estrutura de guarda dos documentos e, também, o trabalho de gestão documental que vem sendo realizada desde 2015, quando o APHM foi instituído.

A solicitação da visita se deu pelo fato de Sorocaba ser referência em Gestão Documental no Estado de São Paulo. De acordo com o Sr. Guilherme, Sorocaba  teve boas referências do Arquivo Público do Estado de São Paulo, e a sua visita foi incentivada pelo Secretário de Administração de Praia Grande.

Durante a visita, ele conheceu os galpões destinados à guarda de documentos, elogiou-o quanto as estruturas atuais garantem a integridade do acervo no local. Também foram apresentadas as ferramentas de Gestão Documental vigentes na Prefeitura de Sorocaba e teve especial interesse nas ferramentas de gestão documental (TTD – Tabela de Temporalidade de Documentos e PCD – Plano de Classificação de Documentos), nas rotinas de recolhimento e descarte de documentos, a forma de organização dos processos administrativos e o planejamento do crescimento do acervo. Por fim, ainda fez anotações sobre como Sorocaba pretende parar de gerar documentos em papel e tornar seus documentos digitais com a implantação do SEI – Sistema Eletrônico de Informações, que será nosso software de Processo Eletrônico.

O Sr. Guilherme parabenizou o trabalho desenvolvido em Sorocaba, deixou material de orientação desenvolvido por eles e indicou que pretende manter contato para que a troca de experiências entre as prefeituras, fortaleça ainda mais as atividades voltadas à Gestão Documental.

Fonte: Agência Sorocaba de Notícias

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