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Análise detalhada a respeito das demandas de cada setor da Prefeitura de Sorocaba em relação às suas necessidades de impressão e de cópias de documentos, aliada a uma pesquisa minuciosa dos equipamentos (impressoras) que melhor atenderiam às atuais exigências da Administração Municipal, resultou numa licitação única para fornecimento desses serviços; o que resultará, já a partir do próximo mês, numa redução de 60%, em relação aos custos atuais.

De acordo com o secretário de Planejamento e Gestão, Rubens Hungria de Lara, responsável pela área de Tecnologia da Informação, isso foi possível por englobar num único contrato a prestação de todos os serviços de impressão e cópias de documentos, obtendo os ganhos de maior volume, padronização e competição entre os 4 principais fornecedores do mercado. Segundo ele, um dos objetivos desse projeto era também atualizar os departamentos que ainda trabalhavam com equipamentos de propriedade da Prefeitura, muitas vezes obsoletos.

O Secretário comenta que os dois contratos anteriores (um específico para a Secretaria da Saúde e outro abrangendo boa parte dos departamentos das outras secretarias municipais), juntos, custavam anualmente R$ 1,15 milhão para manter 203 impressoras de várias categorias, que realizavam uma média de 1,2 milhão de impressões e/ou cópias por mês. Isso, sem contar com as despesas dos departamentos que ainda mantinham seus próprios equipamentos de impressão.

“Com uma licitação mais abrangente, envolvendo as necessidades de toda a administração direta, fechamos um contrato de serviços que contempla 947 impressoras – de diferentes categorias – e uma média de 3,3 milhões de impressões e/ou cópias por mês. Tudo a um custo total de R$ 2,14 milhões ao ano, valor que inclui o aluguel das impressoras, fornecimento de toner, suporte e manutenção dos equipamentos ao longo de todo o contrato”.

Se compararmos o custo médio total de cada equipamento, que é uma forma de medir o resultado do projeto, o valor cai de R$ 5,6 mil/ano para R$ 2,2 mil/ano, o que representa uma economia de 60%”, pondera o secretário.

“Rodrigo Rocha, Chefe da Divisão de Gestão de TI, e responsável técnico pelo projeto, destaca que nessa nova modalidade de contrato os maiores “clientes” são as secretarias da Saúde e da Educação. “Com a nova demanda de instalação de impressoras nos consultórios médicos para atender aos requisitos do prontuário eletrônico, a Saúde lidera com 643 impressoras e uma previsão de 1,6 milhão de impressões por mês. A Educação vem em seguida, com 208 impressoras e uma carga prevista de 900 mil impressões/mês”. As demais secretarias, juntas, ficarão com 96 impressoras e uma estimativa de 800 mil impressões por mês. Além disso, destaca Rocha, grande parte dos equipamentos tem recursos de digitalização de documentos com certificação digital, que é uma necessidade prevista para o futuro.

“Trata-se de uma ampliação significativa, que vai trazer benefícios imediatos nos processos internos de muitos setores – em especial da Saúde –, com economia substancial nos custos de um serviço imprescindível para a Administração da Prefeitura”, finaliza o secretário Rubens Lara.

Fonte: Agência Sorocaba de Notícias

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